Burundi Chargé de Projets Business Operations

Description de l’organisation

One Acre Fund - TUBURA est une ONGE agricole qui travaille dans différents pays de l’Afrique de l’Est pour appuyer les agriculteurs ayant de petites superficies de terre. Nous offrons à chacun de nos membres un ensemble de services comme la livraison en proximité des intrants agricoles à crédits et les formations avec l’objectif d'augmenter les récoltes et les revenus. Établi au Burundi en 2012, nous sommes une organisation en croissance rapide, qui compte maintenant plus de 1000 employés au niveau du pays. Depuis 2023 nous servons plus de 200.000 ménages dans 6 provinces; Muramvya, Gitega, Kayanza, Mwaro, Ngozi, et Muyinga. Pour plus d'informations visitez notre site: http://www.oneacrefund.org

Description du poste

Le département de Business Operations (BizOps) est responsable de la prestation des services directs et indirects aux membres de notre programme. Cela inclut entre autres: une équipe de gestion des données qui assure la précision dans les commandes et la bonne gestion du remboursement, une équipe d’engagement qui gère le centre d’appel et une équipe d’audit sur le terrain qui vise à prévenir et à détecter la fraude en menant des enquêtes sur le terrain. 

Le Chargé de Projets Business Operations supervisera trois managers de bureaux régionaux et, à travers eux, développera et motivera une équipe de 35 staff nationaux, en mettant l’accent sur une conception efficace des processus, une structure mûrement réfléchie et des réalisations ambitieuses. Ce rôle nécessitera un haut niveau de responsabilité et nous avons besoin de quelqu'un capable d'atteindre efficacement les résultats clés à travers la coordination, la planification et la communication pour la conception et la mise en œuvre des processus, le développement de l’esprit d'équipe et du leadership. Le Chargé de Projets Business Operations  travaillera quotidiennement en étroite collaboration avec notre équipe des opérations sur le terrain. 

Le Chargé de Projets Business Operations jouera également un rôle important dans la rationalisation et l'amélioration des processus comme les remboursements des membres, le suivi et la récupération des fraudes et les indicateurs de performance. En supervisant ces fonctions, vous permettrez de gérer efficacement le département de Business Operations. Nous recherchons un manager experimenté qui peut développer notre équipe et améliorer notre capacité à exécuter notre mission de servir les cultivateurs.

Responsabilités

• Planification et Opérations
  • Superviser les processus clés afin d'assurer l'exécution précise et dans les délais des tâches essentielles de l'équipe liées à l'enregistrement et au remboursement des clients. Plus précisément, superviser l'exécution en temps voulu et le contrôle de la qualité des tâches suivantes: 
    • La saisie des contrats des membres
    • Saisie des données relatives au calendrier de distribution
    • La saisie des données sur les remboursements et les recettes
    • Le blacklisting des membres et les surpaiements 
    • Les tableaux de bord des Indicateurs clés de performance inter-départements
  • Créer ou mettre à jour les outils de saisie de données existants afin de permettre une saisie efficace des données.
  • Jouer un rôle actif dans la planification et la communication proactives des activités clés pour l'équipe de Business Operations, en collaboration avec l’équipe des Systèmes.
  • Développer une compréhension approfondie des opérations globales de Tubura et de la manière dont les activités de BizOps peuvent être exécutées et planifiées de manière stratégique, efficace et efficiente.
  • Assurer la liaison avec les départements BizOps et Technologie au niveau Global pour signaler les problèmes et identifier les solutions.
• Indicateurs clés de performance (KPIs) & Analyse des Données
  • Améliorer la collecte et le reporting des KPIs  de l'équipe interne.
  • Travailler avec votre équipe et d'autres parties prenantes pour définir et améliorer les processus internes.
  • Utiliser Roster et d'autres outils pour établir des rapports hebdomadaires et saisonniers sur les indicateurs clés de performance du département et de l'Organisation.
• Protection et engagement des clients 
  • Servir de chef de file pour l'engagement des clients dans le pays.
  • Responsable de la supervision des opérations quotidiennes d'un centre d'appel. Cela comprend la gestion du personnel, l'élaboration et la mise en œuvre de politiques et de procédures, et l'assurance que les clients sont satisfaits de leur expérience.
  • Contrôler les indicateurs du centre d'appels, tels que le temps moyen de traitement, le taux de résolution au premier appel et le taux d'appels abandonnés, afin de s'assurer que les objectifs de performance sont atteints.
  • Identifier les possibilités d'amélioration des processus et mettre en œuvre les changements nécessaires pour accroître l'efficacité.
  • Élaborer et mettre en œuvre des procédures d'assurance qualité afin de garantir aux agriculteurs un service de haute qualité.
  • Traiter les réclamations des clients et faire remonter les problèmes si nécessaire
  • Suivre les tendances et les meilleures pratiques du domaine
  • Préparer des rapports pour le leadership détaillant l'activité et les performances du centre d'appels.
  • Vérifier si les contrats avec les fournisseurs sont bien négociés, le cas échéant
  • Sélectionner et mettre en œuvre la technologie du centre d'appels, telle que la distribution automatique des appels et l'intégration de la téléphonie informatique
  • Planifier et exécuter les besoins en ressources humaines, y compris les équipes et les heures supplémentaires
• Gérer la communication et la collaboration avec les autres services
  • Établir des relations avec les parties prenantes de l'organisation, telles que les opérations sur le terrain, Suivi-Evaluation, le département des innovations, afin d'assurer une communication et une exécution opportunes et appropriées.
  • Travailler en étroite collaboration avec l'équipe chargée de la protection des clients afin de garantir la sécurité des données des clients et de développer l'engagement de ces derniers.
• Gestion d'équipe et formation
  • Développer les managers sous votre supervision au mieux de leur potentiel et s’assurer qu'ils développent à leur tour les membres de leur équipe
  • Mettre en œuvre des méthodes fondées sur les données pour mesurer les performances de votre équipe et prendre des mesures pour les améliorer
  • Préparer des manuels de formation et organiser des sessions de formation sur les fonctions de Roster (notre logiciel de gestion de données) pour l'équipe BizOps et d'autres départements.
  • Responsable de la gestion des gestionnaires du centre d'appels, des interactions stratégiques et de haut niveau avec les autres membres de l'équipe.

Croissance et développement de carrière

One Acre Fund investit dans le développement des compétences en management et en leadership. Votre manager et une équipe globale d’appui consacreront beaucoup de temps à votre perfectionnement professionnel. Nous donnons en permanence des feedback concrets via le mentorat et des revues de carrière régulières sous forme de conseils en management. Nous organisons également des réunions individuelles régulières, au cours desquelles nous écoutons et discutons au sujet des objectifs de carrière, et travaillons en collaboration en vue de créer des rôles réellement passionnants. En raison de notre croissance rapide, nous avons constamment de nouveaux rôles de haut niveau qui s'ouvrent et plein d’opportunités dans différentes fonctions.

Conditions exigées

Nous recherchons un professionnel exceptionnel avec 2 ans minimum d’expérience professionnelle et idéalement une passion pour le développement du secteur agricole. Les candidats qui répondent aux critères suivants sont vivement encouragés à postuler:

• Un baccalauréat en économie, mathématiques ou autres domaines connexe
• Fortes expériences de travail. Ceci comprend une expérience dans un travail professionnel exigeant ou une solide expérience entrepreneuriale (par exemple, diriger une conférence ou démarrer une entreprise).
• Expérience manifeste du leadership au travail ou en dehors du travail, enthousiasme pour l'apprentissage et ouverture au feedback.
• Parcours académique performant (inclure la moyenne générale dans votre CV)
• Humilité. Nous recherchons des professionnels passionnés qui allient les grandes qualités de leadership à la bonne humeur, à la patience et à une approche humble du service pour se joindre à notre famille grandissante de leaders.
• Forte connaissance en  Excel et / ou un autre logiciel d'analyse de données
• Connaissance linguistique: maîtrise parfaite du Français et du kirundi. La connaissance de l’Anglais.

Qualités requises

• Capacité de fixer des objectifs et les atteindre
• Capacité de communiquer de façon claire et efficace
• Capacité de résoudre les problèmes en toute indépendance
• Capacité de gérer le travail et développer les autres
• Etre autonome, intègre et humble
• Etre organisé(e) et très attentif/attentive aux détails
• Passion de servir les agriculteurs Burundais

Date d’entrée en fonction

Dès que possible

Lieu de travail

Muramvya, Burundi

Avantages

Assurance santé, congés payés

Eligibilité

Ce rôle est uniquement ouvert aux citoyens ou résidents permanents du Burundi. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Délai de candidature

17 décembre 2023

One Acre Fund ne demande jamais aux candidats de payer pour les tests à aucun stade du processus d'entrevue. Les adresses mails officiels venant de One Acre Fund viendront toujours d'une adresse contenant @oneacrefund.org. Veuillez signaler toute communication suspecte ici (globalhotline@oneacrefund.org), mais n'envoyez pas vos dossiers de candidatures à cette adresse mail.

Diversité, Equité et Inclusion (DEI) ainsi qu'anti-racisme sont profondément connectés à la mission de notre organisation et notre but. One Acre Fund aspire à construire une culture où tous les employés se sentent valoriés, représentés et connectés - afin que notre équipe puisse prospérer en tant que professionnels, et atteindre un impact exceptionnel pour les agriculteurs que nous servons.

Nous sommes engagés à promouvoir l'égalité des chances d'emploi sans distinction de race, de couleur de la peau, de descendance, de religion, de sexe, de nationalité, d'orientation sexuelle, d'âge, d'handicap, de genre, d'identité sexuelle ou d'expression. Nous sommes fiers d'être un environnement de travail qui garantit l'égalité des chances.